Każda osoba, która prowadzi swoją działalność gospodarczą, wie, że ma obowiązek archiwizowania dokumentów firmowych. Każdy dokument w zależności od tego, jaką ma formę i jak jest ważny dla danych urzędów, musi być przechowywany w firmie przez określony czas. Tradycyjna archiwizacja dokumentów może stać się z czasem bardzo uciążliwą czynnością. Dlatego dobrze jest wprowadzić nowoczesne rozwiązania w swojej firmie i postawić na elektroniczny system, który pomoże przedsiębiorstwu uporać się z przechowywaniem dokumentów. Czym tak właściwie jest elektroniczna archiwizacja dokumentów oraz jak wygląda proces wdrażania tego rozwiązania? Sprawdź szczegóły.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów – definicja
Elektroniczna archiwizacja dokumentów to nic innego jak przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z firmą przez określony czas, który ustanowiony jest przez przepisy prawa. Tradycyjna archiwizacja dokumentów polega na tworzeniu dokumentów oraz na jej zabezpieczeniu i odpowiedniemu sklasyfikowaniu. Przechowywanie dokumentów w sposób elektroniczny polega na tym samym, tylko z tą różnicą, że zostaje ona dodatkowo wprowadzona do środowiska cyfrowego. Rozwiązanie elektronicznej archiwizacji dokumentów umożliwia zoptymalizowanie procesów biznesowych, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy pracowników oraz wpływa na skuteczność realizowanych zadań.
Elektroniczne archiwum dokumentów – jak wygląda proces wdrażania dokumentacji do środowiska cyfrowego?
Chyba już wiesz, jak wygląda archiwizowanie dokumentów w wersji papierowej. Jeśli chodzi o elektroniczne rozwiązanie, to proces wdrożenia dokumentów do środowiska komputerowego od podstaw będzie polegał na zebraniu wszystkich potrzebnych dokumentów w wersji papierowej oraz ich dokładnemu uporządkowaniu. Kolejnym etapem, który jest wykonywany, to stworzenie folderów na komputerze, do których będzie się wprowadzać później zeskanowane dokumenty. Następnie trzeba wykonać czynność skanowania dokumentacji oraz zapisywać otrzymane pliki w utworzonych wcześniej folderach. Choć proces elektronicznej archiwizacji dokumentów zajmuje sporo czasu, ponieważ wszystko wymaga dużej dokładności oraz precyzji, to późniejsza praca przedsiębiorstwa ulega znacznemu usprawnieniu.